L’Archivio storico conserva come nucleo principale tutti i documenti prodotti e ricevuti dall'amministrazione locale fiorentina dall'anno della sua istituzione avvenuta con l'editto di Pietro Leopoldo del 20 novembre 1781, fino al 1978.
A questo nucleo di documenti si sono aggiunti nel tempo numerosi fondi pervenuti per soppressione degli enti produttori, per deposito o donazione. Il patrimonio documentario ammonta a 169.648 unità archivistiche ed a 47.500 elaborati grafici conservati nel Fondo disegni.
Dal 1985 l'Archivio Storico si è dedicato alla descrizione informatizzata del proprio patrimonio documentario per guidare l'utente nel reperimento dei documenti.
Oggi è quindi disponibile la banca dati ArchiFirenze che contiene la descrizione del patrimonio documentario conservato presso l'Archivio Storico a livello di fondo, serie, unità, sottounità. La banca dati viene regolarmente aggiornata e implementata.
Archifirenze è il risultato della descrizione archivistica volta ad identificare ed illustrare il contesto e il contenuto di tutta la documentazione conservata presso l'Archivio, al fine di promuoverne l'accessibilità e di creare un valido strumento di ricerca per gli utenti.
Le descrizioni si articolano in più livelli e forniscono informazioni su soggetti produttori, fondi, serie, sottoserie, unità, tutte collegate fra loro nella struttura gerarchica dell'archivio. Per alcune serie la descrizione – più analitica - è a livello di singolo fascicolo. La banca dati contiene anche la schedatura dei disegni prodotti dagli uffici tecnici comunali dalla seconda metà dell'800 fino la 1960 circa.
